Our Blog
નાના ધંધા અને સ્ટાર્ટઅપ માટે શેર્ડ ઓફિસ સ્પેસ કેવી રીતે ફાયદાકારક બની શકે? જાણો તેના ફાયદા, મર્યાદાઓ, ખર્ચ, જરૂરી સુવિધાઓ અને યોગ્ય ઓફિસ પસંદ કરવાની સરળ રીતો.
શેર્ડ ઓફિસ સ્પેસ એવી વ્યવસાયિક જગ્યા છે જ્યાં અલગ-અલગ ધંધાના લોકો ઇન્ટરનેટ, ફર્નિચર અને અન્ય જરૂરી સુવિધાઓ સાથે મળીને વાપરી શકે છે અને પોતાના ઉપયોગ મુજબ ભાડું ચૂકવે છે. નાના વ્યવસાયો અને સ્ટાર્ટઅપ્સ માટે શેર્ડ ઓફિસ સ્પેસ એક સારો વિકલ્પ છે, કારણ કે તે આખી ઓફિસ ભાડે લેવાના ખર્ચ, ફર્નિચર ખરીદવાની જરૂરિયાત અને લાંબા ગાળાના ભાડા કરારની ચિંતાથી બચાવે છે. આ રીતે ઓછા ખર્ચે સુવિધાજનક અને વ્યવસાયિક વાતાવરણમાં કામ શરૂ કરી શકાય છે.
શેર્ડ ઓફિસ એટલે સહિયારી ઓફિસ. એક મોટી જગ્યામાં અલગ અલગ વેપારી, ફ્રીલાન્સર કે નાની ટીમો પોતાનાં ટેબલ, સીટ કે કેબિન લઈને કામ કરે છે. જગ્યાની સંભાળ, સફાઈ અને સામાન્ય સગવડો ઓફિસ ચલાવનાર સંસ્થા સંભાળે છે, એટલે ધંધાના માલિકે તેમાં સમય બગાડવો પડતો નથી.ઘણા લોકો શેર્ડ ઓફિસ અને કોવર્કિંગને એક જ માને છે. બંનેમાં ઘણી સમાનતા છે, પણ નામ અને વ્યવસ્થામાં થોડો ફરક હોઈ શકે.
દરેક જગ્યાએ સગવડો અલગ હોય છે, એટલે નક્કી કરતાં પહેલાં પૂછી લેવું જરૂરી છે. સામાન્ય રીતે આ બાબતો જોવા મળે છે:
બેસવા માટે ટેબલ અને ખુરશી, કેટલીક જગ્યાએ ખાનગી કેબિનનો વિકલ્પ
ઇન્ટરનેટ, વીજળી અને એર કન્ડિશનિંગ
મીટિંગ માટે અલગ રૂમ, ઘણી વાર ભાડે અથવા નિયમ પ્રમાણે
સફાઈ અને ઓફિસની સામાન્ય દેખરેખ
ચા-પાણી કે પેન્ટ્રી જેવી નાની સગવડો
1. શરૂઆતનો ખર્ચ ઓછો રહે છે: પોતાની ઓફિસ લો તો ડિપોઝિટ, ફર્નિચર, ઇન્ટરનેટ કનેક્શન અને ઇન્ટિરિયર પર એક સાથે પૈસા રોકવા પડે. શેર્ડ ઓફિસમાં આ બધું તૈયાર મળતું હોવાથી મૂડી ધંધાના માલ, માર્કેટિંગ કે સ્ટાફ માટે બચી શકે છે. ચોક્કસ રકમ દરેક જગ્યાએ અલગ હોય છે, એટલે ભાડું અને શરતો લેખિતમાં પૂછી લો.
2. કામ ઝડપથી શરૂ થાય છે: ઓફિસ શોધવી, સજાવવી અને ચાલુ કરવી એમાં અઠવાડિયાં નીકળી શકે. તૈયાર જગ્યામાં ગોઠવણનો સમય બચે છે. કેટલા દિવસમાં જગ્યા મળશે તે દરેક જગ્યાએ અલગ હોય છે.
3. જરૂર પ્રમાણે જગ્યા વધારી કે ઘટાડી શકાય: ધંધો નાનો હોય ત્યારે એક કે બે સીટ પૂરતી હોય, અને કામ વધે ત્યારે વધુ સીટ કે કેબિન. કરારમાં કેટલી લવચીકતા મળે છે તે ચકાસવું જોઈએ.
4. ઘરથી અલગ, વ્યવસાયિક માહોલ મળે છે: ઘરે કામ કરતી વખતે પરિવારની અવરજવર, ફોન અને ઘરકામ ધ્યાન ભટકાવે છે. અલગ જગ્યાએ બેસવાથી કામ અને ઘર વચ્ચેની રેખા સ્પષ્ટ રહે છે. ગ્રાહક કે સપ્લાયરને મળવું હોય ત્યારે પણ વ્યવસ્થિત જગ્યા હોવી સારી છાપ પાડે છે.
5. આસપાસ બીજા ધંધાના લોકો હોય છે: જુદા જુદા વ્યવસાયના લોકો એક જ જગ્યાએ બેસે ત્યારે ઓળખાણ અને વાતચીતની તક મળે છે. આનાથી ધંધો વધશે એવી કોઈ ખાતરી નથી, પણ નવા લોકોને મળવાની સરળ તક જરૂર મળે છે.
બધા ધંધા માટે શેર્ડ ઓફિસ યોગ્ય નથી. આ બાબતો પહેલાં વિચારી લો:
ગોપનીયતા: ખુલ્લી બેઠકમાં બીજા લોકો આસપાસ હોય છે. ગ્રાહકના દસ્તાવેજો કે ગુપ્ત ચર્ચા માટે ખાનગી કેબિન કે મીટિંગ રૂમ વધુ યોગ્ય રહે.
અવાજ: આસપાસ ફોન અને વાતચીતનો અવાજ રહી શકે.
જગ્યાની મર્યાદા: સ્ટોક, મોટા મશીન કે ઘણી ફાઇલો રાખવી હોય તો સંગ્રહની જગ્યા અલગથી પૂછવી પડે.
નિયમો: સમય, મહેમાનો અને મીટિંગ રૂમના ઉપયોગ અંગે જગ્યાના પોતાના નિયમો હોય છે.
ધારો કે સુરતમાં એક કાપડ એજન્ટ ઘરેથી કામ કરે છે. વેપારીઓ અને ખરીદદારોને મળવા માટે તેને ઘરે બોલાવવા પડે છે, જે અનુકૂળ નથી. દુકાન ભાડે લેવાનો ખર્ચ અને ડિપોઝિટ તેના માટે વધારે છે. શેર્ડ ઓફિસમાં તે એક સીટ લઈને રોજનું કામ કરી શકે અને જરૂર પડ્યે મીટિંગ રૂમમાં ગ્રાહકને મળી શકે. આ એક ઉદાહરણ છે, કોઈ વાસ્તવિક ગ્રાહકનો કિસ્સો નથી.
કુલ માસિક ખર્ચમાં શું શું સામેલ છે (ઇન્ટરનેટ, વીજળી, મીટિંગ રૂમ)?
ડિપોઝિટ કેટલી છે અને પાછી કેવી રીતે મળે?
કરારની મુદત, નોટિસ પિરિયડ અને સીટ વધારવા-ઘટાડવાના નિયમો શું છે?
ઇન્ટરનેટની ઝડપ અને વીજળી ગયા પછી બેકઅપ છે કે નહીં?
મીટિંગ રૂમ માટે અલગ ચાર્જ છે કે નહીં, અને અગાઉથી બુક કરવું પડે?
કામના સમય, મહેમાનો અને સામાન રાખવા અંગે કયા નિયમો છે?
ધંધાના સરનામા કે GST નોંધણી જેવા કામ માટે જગ્યા ઉપયોગી થશે કે નહીં, તે તમારા CA કે સલાહકાર પાસેથી ચકાસો.
રૂબરૂ મુલાકાત લઈને જાતે જગ્યા જુઓ.
જો તમારો ધંધો નાનો છે, ટીમ મર્યાદિત છે અને તમે ઓછા જોખમે વ્યવસાયિક જગ્યા ઇચ્છો છો, તો શેર્ડ ઓફિસ સારો વિકલ્પ બની શકે. પણ ગોપનીયતા, અવાજ અને કરારની શરતો તમારા કામને અનુકૂળ છે કે નહીં તે જાતે જોઈને નક્કી કરો.
પ્રશ્ન 1: શેર્ડ ઓફિસ અને કોવર્કિંગ સ્પેસમાં શું ફરક છે?
બંનેમાં જગ્યા વહેંચીને વાપરવાનો વિચાર સમાન છે. સામાન્ય રીતે કોવર્કિંગમાં સમુદાય અને ઇવેન્ટ પર વધુ ભાર હોય છે, જ્યારે શેર્ડ ઓફિસમાં સીટ કે કેબિનની વ્યવસ્થા પર. પણ આ ફરક દરેક જગ્યાએ એકસરખો નથી, એટલે સગવડો અને શરતો જાતે પૂછી લેવી.
પ્રશ્ન 2: શું નાના ધંધા માટે શેર્ડ ઓફિસ ઘરેથી કામ કરતાં સારી છે?
જો ઘરે શાંતિ ન મળતી હોય, ગ્રાહકને મળવાની જરૂર પડતી હોય અથવા કામ અને ઘર અલગ રાખવાં હોય, તો શેર્ડ ઓફિસ ઉપયોગી થઈ શકે. જો ખર્ચ બચાવવો મુખ્ય હોય અને ઘરે કામ સારી રીતે ચાલતું હોય, તો તરત બદલવાની જરૂર નથી.
પ્રશ્ન 3: શેર્ડ ઓફિસ લેતાં પહેલાં કયા ખર્ચ પૂછવા જોઈએ?
માસિક ભાડા ઉપરાંત ડિપોઝિટ, મીટિંગ રૂમનો ચાર્જ, વીજળી કે ઇન્ટરનેટ અલગથી છે કે નહીં, GST અને કરારની મુદત અંગે પૂછો. બધું લેખિતમાં લો.
પ્રશ્ન 4: શેર્ડ ઓફિસમાં ગ્રાહકને મળી શકાય?
ઘણી જગ્યાએ મીટિંગ રૂમ કે મુલાકાતીઓ માટે અલગ વ્યવસ્થા હોય છે, પણ નિયમો જુદા હોય છે. મુલાકાતીઓ અને મીટિંગ રૂમ અંગે જે તે જગ્યાના નિયમ અગાઉથી પૂછી લેવા.
શેર્ડ ઓફિસ સ્પેસ નાના ધંધા, સ્ટાર્ટઅપ અને ફ્રીલાન્સર માટે ઓછા ખર્ચે વ્યવસાયિક વાતાવરણમાં કામ શરૂ કરવાની ઉત્તમ તક આપે છે. તૈયાર ફર્નિચર, ઇન્ટરનેટ, મીટિંગ રૂમ અને લવચીક બેઠક વ્યવસ્થાથી શરૂઆતનો ખર્ચ અને ઓફિસ સંભાળવાની ઝંઝટ ઘટે છે. જોકે, ઓફિસ પસંદ કરતાં પહેલાં ભાડું, ડિપોઝિટ, ગોપનીયતા, સુવિધાઓ અને કરારની શરતોની સરખામણી કરવી જરૂરી છે. તમારી જરૂરિયાત અને બજેટને અનુરૂપ શેર્ડ ઓફિસ પસંદ કરીને તમે તમારા ધંધાના વિકાસ પર વધુ ધ્યાન આપી શકો છો.
